Що таке звіт «Баланс»
Баланс — це фотографія бізнесу на один конкретний день. Він відповідає на питання:
«Якби я зупинив бізнес прямо зараз — чим він володіє і хто має на це право?»
На відміну від CashFlow і P&L, які показують рух за період (місяць, квартал, рік), Баланс — це знімок стану станом на дату. За замовчуванням це сьогодні, але можна подивитися на будь-яку дату в минулому або порівняти дві дати поруч.
Усе у звіті поділене на дві частини:
Активи — усе, чим бізнес володіє або що йому винні: гроші, товар, обладнання, борги клієнтів перед вами.
Зобов'язання та капітал — звідки все це взялося: гроші, які бізнес винен іншим (зобов'язання), і гроші, що належать власникам (капітал).
Головне правило
Це правило лежить в основі всього звіту:
АКТИВИ = ЗОБОВ'ЯЗАННЯ + КАПІТАЛ
Уявіть особисті фінанси: усе, чим ви володієте (квартира, авто, гроші на рахунку) завжди дорівнює сумі того, що ви винні банку (іпотека, кредит), плюс те, що по-справжньому належить вам. З бізнесом так само: кожен актив кимось профінансований — або кредитором чи постачальником (зобов'язання), або власником і накопиченим прибутком (капітал).
Якщо обидві сторони рівні, звіт показує позначку «Збалансовано ✔». Якщо ні — це сигнал, що дані, на основі яких побудований звіт, неповні, і цифрам поки не варто довіряти.
З чого складається звіт
Активи — чим володіє бізнес
Оборотні активи — те, що є грошима або перетвориться на гроші приблизно протягом року
Рядок | Що це означає простими словами |
Готівка | Усі гроші, які реально є прямо зараз — у касах, на рахунках, у гаманцях, у будь-якій валюті. |
Дебіторська заборгованість | Гроші, які винні вам клієнти чи партнери, але ще не заплатили (деталізація нижче). |
• За контрагентами | Що винні клієнти/партнери — наприклад, за доставлений товар чи надану послугу, за які клієнт ще не заплатив. |
• Заборгованість власника | Гроші, які власник вивів з бізнесу і має повернути. |
• Аванс за товари | Гроші, які ви заплатили постачальнику наперед, до отримання товару. Це досі «ваше» (як вимога до постачальника), доки товар не надійде. |
• Вхідний ПДВ | ПДВ, сплачений при закупівлі, який можна відшкодувати. (Зарезервований рядок — див. примітку в кінці.) |
• Передоплата за основні засоби | Гроші, сплачені наперед за обладнання/основні засоби, які ще не отримані. |
Товарні запаси | Вартість товару на складі, готового до продажу. |
Основні засоби | Довгострокове обладнання, техніка, транспорт, меблі — за мінусом зносу від використання. |
• Первісна вартість | Скільки ви спочатку заплатили за це обладнання. |
• Знос (амортизація) | Накопичене «зношування», списане з часом. Ця сума зменшує загальну суму основних засобів, тож Первісна вартість − Знос = поточна балансова вартість. |
Капітальні інвестиції | Гроші, витрачені на об'єкт, який ще будується чи не введений в експлуатацію. |
Зобов'язання та капітал — звідки взялися гроші
(На екрані цей блок називається «Зобов'язання»; він містить і те, що ви винні іншим, і те, що належить власникам.)
Короткострокові зобов'язання — борги, що підлягають сплаті приблизно протягом року
Рядок | Що це означає простими словами |
Кредиторська заборгованість | Гроші, які ви винні і ще не заплатили (деталізація нижче). |
• За контрагентами | Що ви винні постачальникам/партнерам — наприклад, за отриманий, але ще не оплачений товар. |
• Дивіденди до сплати | Прибуток, нарахований власникам, але ще не виплачений. |
• Вихідний ПДВ | ПДВ, отриманий із продажів, який потрібно перерахувати. (Зарезервований рядок — див. примітку в кінці.) |
Кредити та позики | Банківські кредити й кредитні лінії, отримані бізнесом. |
Інші кредити та позики | Інші довгострокові борги (наприклад, гроші, позичені у партнера чи пов'язаної сторони). |
Нерозподілений прибуток | Весь прибуток, який бізнес заробив і зберіг за весь час роботи (після виплати дивідендів, якщо були). |
• За попередні періоди | Накопичений прибуток/збиток до початку поточного місяця — усе, що бізнес заробив і зберіг до старту цього місяця. |
• За поточний період | Прибуток/збиток, зароблений з 1-го числа поточного місяця до дати звіту. Див. перехресну перевірку нижче. |
• Курсові різниці | Прибутки/збитки, що виникають виключно через зміну курсів валют щодо ваших грошей та боргів в іноземній валюті. Див. нижче. |
Фонди | Гроші, відкладені на резервних рахунках, які теж вважаються капіталом. |
Внески власника | Гроші, які власники вклали в бізнес — стартовий капітал і подальші поповнення. |
Це спрощений перелік — у самому звіті кожен з цих рядків можна розгорнути й побачити деталі (наприклад, дебіторську заборгованість — за конкретним клієнтом).
Як читати звіт на екрані
Фільтр дати — день, станом на який робиться знімок. Враховуються лише дані до цього дня включно.
Порівняти з датою — необов'язково: додає другу колонку, щоб звірити два знімки поруч (наприклад, кінець минулого місяця й сьогодні).
Дерево — рядки вкладені один в одного. Жирний рядок (Активи, Оборотні активи, Капітал) — це підсумок, який складається з рядків під ним. Групи можна розгортати й згортати.
Порожні рядки приховані — якщо в категорії немає значення, вона просто не показується.
Кожна цифра в рядку — це залишок на обрану дату, тобто підсумок усього, що коли-небудь надійшло або вибуло з цієї категорії до цього дня.
На що звертати увагу
Індикатор «Збалансовано» — якщо його немає, звіту поки не варто довіряти: дані неповні.
Товарні запаси ростуть швидше за продажі — сигнал, що гроші «заморожуються» на складі, навіть якщо P&L показує прибуток.
Дебіторська заборгованість постійно зростає — клієнти платять дедалі повільніше, і це рано чи пізно вдарить по CashFlow.
«За поточний період» у нерозподіленому прибутку має збігатися з чистим прибутком у звіті P&L за той самий місяць. Якщо цифри розходяться — десь є розсинхрон між звітами.
Регулярна звірка запасів зі складом (інвентаризація) разом з Балансом допомагає вчасно помітити нестачі чи крадіжки.
Поняття, які найчастіше плутають
Нерозподілений прибуток: «попередні» проти «поточного періоду»
Нерозподілений прибуток — це місток між цим звітом і вашим звітом про прибутки та збитки (P&L). Він розділений так, щоб ви бачили одразу дві речі:
За попередні періоди = залишок нерозподіленого прибутку на початок поточного місяця — тобто все, що зароблено й збережено за всі місяці до цього.
За поточний період = прибуток чи збиток саме цього місяця. Розраховується як залишок нерозподіленого прибутку сьогодні мінус залишок на початок місяця.
Вбудована перехресна перевірка. Значення «За поточний період» має дорівнювати чистому прибутку, показаному у звіті P&L за той самий період. Якщо значення збігаються — ваші два звіти узгоджені між собою. Це найкорисніша перевірка на достовірність усього звіту.
Знос — чому рядок активу може зменшувати загальну суму
Обладнання втрачає вартість у процесі використання. Замість того, щоб тихо зменшувати «Первісну вартість», звіт залишає початкову ціну видимою, а знос показує окремим рядком — Знос (амортизація). Підсумок «Основні засоби» — це Первісна вартість мінус Знос, тобто реальна поточна вартість обладнання (його «балансова вартість»).
Курсові різниці (Forex)
Якщо у вас є гроші, або борги — ваші чи перед вами — в іноземній валюті, їхня вартість у базовій валюті змінюється щоразу, коли змінюється курс — навіть якщо ви нічого не робили. Цей «паперовий» прибуток чи збиток збирається в рядку Курсові різниці всередині капіталу. Саме він утримує баланс збалансованим при зміні курсів: сторона активів переоцінюється за поточним курсом, а відповідний прибуток/збиток потрапляє сюди.
Вхідний ПДВ / Вихідний ПДВ (зарезервовані рядки)
Ці два рядки існують у структурі для майбутнього обліку ПДВ, але наразі не заповнюються, тому на практиці у звіті вони не з'являються.
Звідки насправді беруться цифри
Ви нічого не вводите безпосередньо у звіт «Баланс» — він розраховується автоматично на основі того, що ви вже фіксуєте в інших місцях:
Транзакції (доходи, витрати, перекази, платежі)
Рух товарних запасів (надходження/вибуття товару зі складів)
Основні засоби (придбання та амортизація)
Кредити та позики
Контрагенти (хто кому винен)
За лаштунками кожна з цих подій перетворюється на збалансований запис подвійного бухгалтерського обліку. Звіт «Баланс» просто підсумовує ці записи за категоріями станом на обрану вами дату й розкладає їх у дерево, показане вище. Оскільки кожна подія записується одразу з обох боків, сторона Активів і сторона Зобов'язань та капіталу залишаються рівними — саме тому звіт може сходитися.
Налаштування та статусні повідомлення
Оскільки звіт будується на основі всієї вашої історії, він потребує початкового налаштування і може перебувати в одному з кількох станів:
Налаштування / перебудова — під час першого використання звіту ви обираєте початковий місяць і вводите початковий залишок («стартовий капітал»), щоб обидві сторони збігалися в перший день. Поки це не завершено, звіт показує стан перебудови та підказує наступні кроки.
Перерахунок — після значних змін система перераховує всю історію у фоновому режимі. Цифри можуть тимчасово бути неповними; дочекайтеся завершення.
Готово — налаштування завершене, і звіт повністю актуальний.
Початкова дата, яку ви обрали, — це найраніша дата, яку може показати звіт: не можна переглянути баланс до моменту встановлення початкового залишку бізнесу.