Модуль Заявки на витрати дозволяє налаштувати прозорий та контрольований процес погодження платежів у вашій компанії. Завдяки цьому модулю ви можете:
Залучати співробітників до створення заявок на оплату.
Автоматизувати процес погодження між керівниками.
Призначати відповідальних за проведення платежу та отримання закриваючих документів.
Легко відстежувати статус кожного платежу в одному місці.
Перед тим, як створити першу заявку, необхідно налаштувати хоча б один Ланцюжок погодження.
Ланцюжки погодження
Ланцюжок погодження — це маршрут, який проходить заявка від моменту створення до фактичної оплати.
Створення ланцюжка погодження
Щоб створити ланцюжок, перейдіть до налаштувань та оберіть створення нового ланцюжка. Вам будуть доступні наступні налаштування:
Назва: Має підказувати, які саме платежі будуть оброблятися цим ланцюжком (наприклад, "Маркетингові витрати", "Закупівля обладнання").
Період дії (опціонально): Ви можете обмежити термін дії ланцюжка, вказавши початкову та кінцеву дати.
Кроки ланцюжка:
Ініціатори: Виберіть користувачів, які зможуть створювати заявки на витрати за цим ланцюжком (або залиште "Всі користувачі", щоб надати доступ усім).
Погоджувачі: Виберіть керівників або відповідальних осіб, які повинні перевірити та затвердити заявку перед оплатою.
Оплата: Вкажіть особу, яка є відповідальною за безпосереднє проведення платежу.
Отримання закриваючих документів: Опціональний крок. Якщо його активовано, ви можете призначити відповідального за отримання рахунків, актів або чеків після проведення оплати.
Створення заявки на витрати
Коли ланцюжок погодження створено, ініціатори можуть створювати заявки. При створенні нової заявки необхідно заповнити наступну інформацію:
Тип платежу: Вибір ланцюжка погодження (якщо їх налаштовано декілька).
Сума витрати: Вкажіть суму та валюту платежу.
Категорія витрат: Оберіть відповідну категорію (наприклад, податки, оренда, сервіси).
Контрагент: Виберіть постачальника або отримувача платежу.
Проєкт: Вкажіть проєкт, до якого належить витрата (якщо є).
Сплатити не пізніше: Активуйте цю опцію, щоб вказати дедлайн (кінцеву дату), до якої потрібно здійснити оплату.
Опис: Додайте детальний опис платежу, щоб погоджувачам було зрозуміло його призначення.
Документи: Прикріпіть необхідні файли (наприклад, рахунок-фактуру).
Система перевіряє наявність прикріплених документів. Якщо ви спробуєте відправити заявку без файлів, з'явиться попередження. Проте ви можете підтвердити відправку і без них, якщо документи будуть надані пізніше.
Керування заявками
У загальному списку заявок (таблиці) ви можете бачити всю ключову інформацію про створені реквести.
Доступні дії:
Фільтрація та пошук: Використовуйте панель фільтрів, щоб швидко знайти потрібні заявки за різними критеріями (наприклад, датами або статусом).
Редагування/Перегляд: Переглядайте деталі заявок, залишайте коментарі (залежно від прав доступу) та виконуйте свої дії в ланцюжку.
Дублювання заявки: Зручна функція для швидкого створення схожої заявки. Вона копіює основні параметри (категорію, суму, опис), але без прикріплених документів та історії погоджень.
Видалення / Відновлення: Ви можете видаляти неактуальні заявки або відновлювати їх за потреби.
Щоб процес погодження був максимально швидким, детально заповнюйте опис та завжди додавайте скани документів до заявки. Це позбавить погоджувачів необхідності ставити додаткові запитання.
Сповіщення
Система автоматично надсилає email-сповіщення учасникам процесу на різних етапах, щоб усі були в курсі статусу заявки:
Нова заявка: Після створення заявки сповіщення надсилається погоджувачам першого етапу (або адміністратору, якщо їх немає). До листа прикріплюються документи із заявки.
Заявка відхилена: Якщо заявку відхилено, ініціатор отримує сповіщення із коментарем про причину відхилення.
Заявка погоджена: Після повного погодження заявки сповіщення надсилається ініціатору та відповідальному за оплату (касиру).
Заявку повернуто на доопрацювання / Відкликано: Відповідні учасники отримують сповіщення про зміну статусу та коментар.
Новий коментар: Коли хтось залишає коментар, сповіщення надсилається ініціатору та іншим учасникам (погоджувачам, касирам), які залучені до процесу на поточному етапі.
Заявку оплачено: Після проведення платежу сповіщення надсилається ініціатору. Якщо в ланцюжку налаштовано крок "Отримання закриваючих документів", відповідальна особа також отримує сповіщення.
Документи отримані: Коли відповідальна особа підтверджує отримання документів (остаточно закриває заявку), сповіщення надсилається ініціатору, погоджувачам та відповідальному за оплату.