Skip to main content

Документи

Розділ «Документи» призначений для первинного комерційного обліку взаєморозрахунків із клієнтами та постачальниками, а також одночасного списання чи оприбуткування товарів на складах.

У цьому розділі доступні виключно 4 типи документів:

  1. Продаж

  2. Повернення продажу

  3. Купівля

  4. Повернення купівлі

1. Типи документів розділу та їх призначення

Тип документа

Для кого / З ким

Вплив на склад

Вплив на баланс і взаєморозрахунки

Друк документів

Продаж

Покупець (Клієнт)

Списання товарів зі складу

Визнання доходу, нарахування дебіторської заборгованості покупця

Рахунок, Акт виконаних робіт, Видаткова накладна

Повернення продажу

Покупець (Клієнт)

Повернення (оприбуткування) товарів на склад

Зменшення виручки/боргу клієнта або виникнення боргу перед ним

Акт повернення

Купівля

Постачальник

Оприбуткування товарів на склад

Визнання витрат/вартості запасів, нарахування боргу перед постачальником

Прибуткова накладна / прикріплений скан

Повернення купівлі

Постачальник

Списання товарів зі складу постачальнику

Зменшення зобов'язання перед постачальником

Накладна на повернення

2. Статуси документа та оплати

Статус проведення:

  • Чорновик: збережений документ, який не робить рухів по складу і не впливає на взаєморозрахунки чи фінансові звіти. Зручно для попереднього внесення або узгодження цін.

  • Проведено: активний документ, що відразу:

    • списує або зараховує товари на вказаному складі;

    • фіксує суму боргу або виручки за контрагентом;

    • формує бухгалтерські проводки в журналі.

  • Архів: документ вилучено з активного реєстру (може бути відновлений).

Статус оплати:

  • 🔴 Неоплачений — по документу немає прив'язаних платежів.

  • 🟡 Частково оплачений — прив'язана оплата на меншу суму, ніж підсумок документа.

  • 🟢 Оплачений — оплата надійшла/здійснена в повному обсязі.

3. Створення нового документа

  1. У верхньому правому куті натисніть синю кнопку «+ Додати».

  2. Виберіть потрібний тип із випадаючого списку:

    • Продаж

    • Повернення продажу

    • Купівля

    • Повернення купівлі

  3. Заповніть форму документа:

Шапка документа:

  • Номер документа: згенерований системою або введений вручну.

  • Статус: виберіть Проведено або Чорновик.

  • Дата: дата фактичної господарської операції.

  • Термін (Due Date): дедлайн оплати або крайній термін розрахунків (якщо дедлайн спливає, система виділить його індикатором).

  • Склад: склад, з якого списуються або на який надходять товари (якщо організація має декілька складів).

  • Контрагент: покупець або постачальник із довідника. Після вибору контрагента можна уточнити його банківські реквізити (IBAN/ЄДРПОУ).

  • Юридична особа: ваша компанія або ФОП, від імені якої проводиться операція, та її розрахунковий рахунок.

  • Валюта: валюта взаєморозрахунків документа.

  • Проєкт / Напрям (Сегмент): аналітична категорія для обліку прибутків та збитків (P&L) у розрізі напрямів бізнесу.

Таблична частина (Рядки документа):

  1. Додайте товари або послуги.

  2. Вкажіть:

    • Кількість та одиницю виміру.

    • Ціну за одиницю.

    • Знижку (за наявності).

    • Ставку ПДВ (якщо юрособа є платником ПДВ: 20%, 7%, 0% або Без ПДВ).

  3. Підсумок суми без ПДВ, сума ПДВ та загальний підсумок прораховуються автоматично.

Примітки та теги:

  • Примітки: довільний коментар до угоди.

  • Теги: кастомні мітки для швидкого маркування й групування (наприклад, B2B, Опт, Терміново).

4. Перегляд та робота з документом

Клікніть на будь-який рядок у таблиці, щоб відкрити панель перегляду. Панель містить 4 вкладки:

1. Вкладка «Деталі»

  • Верхня плашка із загальною сумою документа та окремо виділеним ПДВ.

  • Повні дані: номер, статус, дата, термін оплати, склад, сторони угоди із зазначенням реквізитів (ЄДРПОУ/ІПН, IBAN).

  • Таблиця з номенклатурою (артикул, найменування, кількість, ціна, сума).

2. Вкладка «Друк»

Дозволяє сформувати друковану версію або завантажити готовий PDF.

  • Для документа «Продаж» у випадаючому списку доступний вибір друкованої форми:

    • Рахунок — рахунок-фактура для відправки на оплату клієнту.

    • Акт виконаних робіт — акт надання послуг.

    • Видаткова накладна — товарна накладна на передачу матеріальних цінностей.

    • Прикріплений файл — якщо до документа було прикріплено оригінальний скан/файл.

  • Натисніть кнопку «Друк» для виведення на принтер або збереження у PDF.

3. Вкладка «Платежі»

Контроль оплат за документом:

  • Показує список транзакцій з банку чи каси, прив'язаних до цього документа.

  • Кнопка «Прив'язати платіж»:

    1. Натисніть «Прив'язати платіж».

    2. У списку банківських/касових транзакцій оберіть відповідну оплату.

    3. Підтвердіть дію. Статус оплати документа оновиться (Оплачений або Частково оплачений).

  • Кнопка «Відв'язати»: від'єднує помилково прив'язану транзакцію.

ВАЖЛИВО! Прив'язати можна лише платіж, здійснений у тій самій валюті, що й сам документ.

5. Дії в реєстрі (списку) документів

  • Швидкий пошук та фільтри:

    • Фільтрація за типом (Продаж, Повернення продажу, Купівля, Повернення купівлі).

    • Фільтрація за контрагентом, юридичною особою, складом, статусом, діапазоном дат або проєктом.

  • Підсумок виділених (Σ):

    • Виберіть чекбоксами кілька рядків — над таблицею з'явиться загальна сума обраних документів.

  • Копіювання (дублювання):

    • Натисніть іконку копіювання в рядку або в перегляді документа. Відкриється готова форма з тими самими рядками й реквізитами (з новим номером), яку можна скоригувати та зберегти.

  • Редагування:

    • Іконка олівця відкриває форму внесення змін.

  • Видалення в архів та відновлення:

    • Іконка кошика переміщує документ в архів.

    • Архівовані документи можна відновити зеленою іконкою відновлення.

  • Масове редагування:

    • Виділіть декілька документів чекбоксами та натисніть іконку редагування над таблицею: можна масово змінити юрособу, контрагента, проєкт або напрям.

Related Articles
Did this answer your question?